ขั้นตอนการประเมินคุณภาพการศึกษา

การประเมินคุณภาพการศึกษาประกอบด้วย ขั้นตอนดังต่อไปนี้
    1) การเตรียมการของมหาวิทยาลัยก่อนการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน
    2) การเตรียมการของมหาวิทยาลัยระหว่างการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน
    3) การดำเนินการของมหาวิทยาลัยหลังการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน
    ดังมีรายละเอียดต่อไปนี้
การเตรียมการของสถาบันก่อนการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1) การเตรียมรายงานประจำปี
    1.1) จัดทำรายงานประจำปีที่เป็นรายงานการประเมินคุณภาพภายใน โดยใช้รูปแบบการจัดทำรายงานประจำปีที่เป็นรายงานการประเมินคุณภาพภายในตามที่กำหนดในระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพ (CHE QA Online) ซึ่งปัจจุบันสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาได้พัฒนาระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพ (CHE QA Online) เป็นฐานข้อมูลกลางเพื่อใช้ประโยชน์ในเชิงนโยบายและการส่งเสริมสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพอุดมศึกษา ตลอดจนอำนวยความสะดวกให้กับสถาบันอุดมศึกษาในการดำเนินงานประกันคุณภาพการศึกษาผ่านทางระบบออนไลน์ ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน (Common data set) และเอกสารอ้างอิง การประเมินตนเอง การประเมินของคณะกรรมการประเมินคุณภาพ รวมทั้งการจัดทำรายงานประจำปีที่เป็นรายงานการประเมินคุณภาพภายในบนระบบฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (e - SAR) รวมทั้งเปิดเผยต่อสาธารณะเพื่อการคุ้มครองผู้บริโภค โดยมีนโยบายให้สถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งในสังกัดใช้ฐานข้อมูลดังกล่าวในการดำเนินงานประกันคุณภาพการศึกษาภายในและจัดส่งรายงานประจำปีที่เป็นรายงานการประเมินคุณภาพภายในผ่านทางระบบออนไลน์และเปิดเผยต่อสาธารณชนตามกฎหมาย
   1.2) จัดการเตรียมเอกสารหรือหลักฐานอ้างอิงในแต่ละองค์ประกอบคุณภาพ
     1.2.1) เอกสารหรือหลักฐานอ้างอิงในแต่ละตัวบ่งชี้ต้องเป็นข้อมูลในช่วงเวลาเดียวกับที่นำเสนอในรายงานการประเมินตนเอง ตลอดจนสาระในเอกสารต้องตรงกับชื่อเอกสารที่ระบุในรายงานการประเมินตนเอง
     1.2.2) การนำเสนอเอกสารในช่วงเวลาตรวจเยี่ยมอาจทำได้ในสองแนวทาง คือ จัดเอกสารให้อยู่ในที่อยู่ปกติตามหน่วยงาน ในกรณีนี้ต้องระบุให้ชัดเจนว่าจะเรียกดูเอกสารได้จากผู้ใด หน่วยงานไหน ชื่อหรือหมายเลขเอกสารอะไร หรืออาจจัดในแนวทางที่สอง คือนำเอกสารมารวมไว้ที่เดียวกันในห้องทำงานของคณะผู้ประเมิน โดยจัดให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการเรียกใช้ การนำเสนอเอกสารในแนวทางนี้เป็นที่นิยมกว่าแนวทางแรก เพราะสามารถเรียกหาเอกสารได้รวดเร็วและดูความเชื่อมโยงในเอกสารฉบับต่างๆ ได้ในคราวเดียวปัจจุบัน เอกสารหรือหลักฐานอ้างอิงที่เกี่ยวข้องกับตัวบ่งชี้แต่ละตัวและองค์ประกอบคุณภาพแต่ละองค์ประกอบสามารถบรรจุหรือจัดเก็บ (Upload) หรือเชื่อมโยง (Link) ไว้บนระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพ (CHE QA Online) ซึ่งทำให้การจัดเก็บเป็นระบบและง่ายต่อการค้นหาของคณะกรรมการประเมิน และไม่เป็นภาระเรื่องการจัดเตรียมเอกสารหลักฐานของสถาบัน

2) การเตรียมข้อมูล
   2.1) กรอกข้อมูลในระบบสารสนเทศการประกันคุณภาพเพื่อการบริหาร (QIS) ซึ่งเป็นระบบที่จะต้องดำเนินการเพิ่มเติมข้อมูลให้เป็นปัจจุบันได้อย่างต่อเนื่องเพื่อตรวจสอบสถานะของมหาวิทยาลัย และใช้เป็นข้อมูล/หลักฐานประกอบการตรวจประเมิน
   2.2) จัดทำรายงานการประเมินตนเองและบันทึกหลักฐานอ้างอิงของแต่ละเกณฑ์การประเมินในระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพ (CHE QA Online) ทั้งหมดทุกรายการ โดยสามารถเชื่อมโยง (link) จากระบบสารสนเทศการประกันคุณภาพเพื่อการบริหาร (QIS)

3) การเตรียมบุคลากร
   3.1) การเตรียมบุคลากรในสถาบัน ควรมีความครอบคลุมประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้
     3.1.1)  ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการประเมินคุณภาพในประเด็นที่สำคัญๆ อาทิการประเมินคุณภาพคืออะไร มีความสำคัญต่อการพัฒนาอย่างไร ขั้นตอนการประเมินคุณภาพเป็นเช่นไร
     3.1.2)  เน้นย้ำกับบุคลากรในการให้ความร่วมมือการตอบคำถามหรือการสัมภาษณ์ โดยยึดหลักว่าตอบตามสิ่งที่ปฏิบัติจริงและผลที่เกิดขึ้นจริง
     3.1.3)  เปิดโอกาสให้มีการอภิปราย ซักถาม แสดงความคิดเห็น เพื่อสร้างความกระจ่างในการดำเนินงานของทุกหน่วยงานในทุกประเด็น เพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องของบุคลากร
     3.1.4)  เน้นย้ำให้บุคลากรทุกคนตระหนักว่าการประกันคุณภาพ คือภารกิจประจำของทุกคนที่ต้องร่วมมือกันทำอย่างต่อเนื่อง
   3.2) การเตรียมบุคลากรผู้ประสานงานในระหว่างการตรวจเยี่ยมจำเป็นต้องมีบุคลากร จำนวน 1-3 คน ทำหน้าที่ประสานงานระหว่างคณะผู้ประเมินกับบุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งนี้ ผู้ประสานงานควรเตรียมตัวดังนี้
     3.2.1) ทำความเข้าใจทุกกิจกรรมของแผนการประเมินอย่างละเอียด
     3.2.2) ทำความเข้าใจอย่างดีกับภารกิจของคณะวิชาและสถาบันเพื่อสามารถให้ข้อมูลต่อผู้ประเมิน รวมทั้งต้องรู้ว่าจะต้องติดต่อกับใครหรือหน่วยงานใด หากผู้ประเมินต้องการข้อมูลเพิ่มเติมที่ตนเองไม่สามารถตอบได้
     3.2.3) มีรายชื่อ สถานที่ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่คณะกรรมการประเมินจะเชิญมาให้ข้อมูลอย่างครบถ้วน
     3.2.4) ประสานงานล่วงหน้ากับผู้ที่จะให้ข้อมูลที่เป็นบุคลากรภายในและภายนอกสถาบันว่าจะเชิญมาเวลาใด ห้องใด หรือพบกับใครตามตารางการประเมินที่คณะกรรมการประเมินกำหนด
     3.2.5) เมื่อมีปัญหาในการอำนวยความสะดวกแก่คณะผู้ประเมินจะต้องสามารถประสานงานแก้ไขได้ทันที

4) การเตรียมสถานที่สำหรับคณะผู้ประเมิน
    4.1) ห้องทำงานของคณะผู้ประเมิน
         4.1.1) จัดเตรียมห้องทำงาน และโต๊ะที่กว้างพอสำหรับวางเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยเป็นห้องที่ปราศจากการรบกวนขณะทำงานเพื่อความเป็นส่วนตัวของคณะกรรมการ
         4.1.2) จัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องเขียนในห้องทำงาน และอุปกรณ์เสริมอื่นๆ ให้คณะผู้ประเมินพร้อมใช้งานได้ตามความต้องการ
         4.1.3) จัดเตรียมโทรศัพท์พร้อมหมายเลขที่จำเป็น ไว้ในห้องทำงานหรือบริเวณใกล้เคียง
         4.1.4) จัดเตรียมคอมพิวเตอร์ สำหรับการตรวจประเมินให้คณะกรรมการทุกท่าน โดยจะต้องมีโปรแกรม Internet Explorer, Adobe Acrobat และ Microsoft office เป็นอย่างน้อยและจัดเตรียมแบบฟอร์มต่างๆ และตารางคำนวณไว้ให้พร้อมในเครื่องคอมพิวเตอร์
         4.1.5) ห้องทำงานควรอยู่ใกล้กับที่จัดเตรียมอาหารว่าง อาหารกลางวัน ตลอดจนบริการสาธารณูปโภคอื่นๆ
         4.1.6) ควรประสานงานกับคณะผู้ประเมินเพื่อทราบความต้องการพิเศษอื่นๆ เพิ่มเติม
    4.2) ห้องที่ใช้สัมภาษณ์ผู้บริหาร อาจารย์ บุคลากร นิสิต ฯลฯ ควรจัดไว้เป็นการเฉพาะให้เหมาะสมกับ การใช้งาน
5) การเตรียมการประสานงานกับคณะผู้ประเมิน
      5.1) มหาวิทยาลัยประสานงานติดต่อคณะกรรมการตรวจประเมิน และแจ้งรายชื่อมายังฝ่ายประกันคุณภาพการศึกษา เพื่อจัดทำคำสั่งแต่งคณะกรรมการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
      5.2) มหาวิทยาลัยแจ้งให้คณะกรรมการประเมินคุณภาพทราบว่าคณะกรรมการประเมินฯ จะต้องทำการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในผ่านทางระบบ CHE QA Online พร้อมทั้งจัดส่ง Username และ Password ให้คณะกรรมการประเมินฯ ทุกท่านและทุกระดับทราบเพื่อเข้าไปศึกษารายงานการประเมินตนเองล่วงหน้าก่อนวันรับการตรวจเยี่ยมอย่างน้อย 2 สัปดาห์ โดยในส่วนของผู้ทำหน้าที่ประธานคณะกรรมการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน จะต้องแจ้งให้สำนักประกันคุณภาพการศึกษาจัดส่งรหัสประจำตัว (ID code) ให้ด้วย เพื่อให้ประธานฯ ทำหน้าที่ตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องของข้อมูลพื้นฐาน (Common data set) และผลการประเมินก่อนส่งรายงานการประเมินคุณภาพของคณะกรรมการประเมินฯ เข้าสู่ระบบ
      5.3) มหาวิทยาลัยจะต้องแจ้งรายชื่อผู้ทำหน้าที่ประสานงานกับคณะกรรมการประเมินฯ รวมทั้งเบอร์โทรศัพท์และ e-mail address สำหรับติดต่อประสานงานกับประธานหรือตัวแทนของคณะกรรมการประเมินคุณภาพ เพื่อร่วมเตรียมแผนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน อาทิ การจัดตารางเวลาเข้าตรวจเยี่ยม การให้ข้อมูลที่คณะกรรมการประเมินฯ ต้องการเพิ่มเติมก่อนการตรวจเยี่ยม การนัดหมายต่าง ๆ เป็นต้น
      5.4) จัดส่งคู่มือของมหาวิทยาลัยและแจ้งคณะผู้ประเมินคุณภาพการศึกษาเกี่ยวกับการตรวจประเมิน ในระบบ CHE QA Online ต่อคณะผู้ประเมินก่อนวันรับการตรวจเยี่ยม

การเตรียมการของมหาวิทยาลัยระหว่างการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน

1) เปิดโอกาสให้บุคลากรทุกคนได้ร่วมรับฟังคณะกรรมการประเมินคุณภาพชี้แจงวัตถุประสงค์และวิธีการประเมินในวันแรกของการตรวจเยี่ยม
2) บุคลากรพึงปฏิบัติงานตามปกติระหว่างการตรวจเยี่ยม แต่เตรียมพร้อมสำหรับการนำเยี่ยมชม หรือตอบคำถาม หรือรับการสัมภาษณ์จากคณะกรรมการประเมินคุณภาพ
3) จัดให้มีผู้ประสานงานทำหน้าที่ตลอดช่วงการตรวจเยี่ยม ทั้งนี้ เพื่อประสานงานกับบุคคลหรือหน่วยงานที่คณะกรรมการประเมินฯ ต้องการข้อมูลและเพื่อนำการเยี่ยมชมหน่วยงานภายในตลอดจนอำนวยความสะดวกอื่นๆ
4) ในกรณีที่คณะกรรมการประเมินฯ ทำงานต่อหลังเวลาราชการ ควรมีผู้ประสานงานส่วนหนึ่งอยู่อำนวยความสะดวก
5) บุคลากรทุกคนควรได้มีโอกาสรับฟังการให้ข้อมูลป้อนกลับจากคณะกรรมการประเมินฯ เมื่อสิ้นสุดการตรวจเยี่ยม ตลอดจนเปิดโอกาสให้ซักถามหรือขอความเห็นเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสม
การดำเนินการของมหาวิทยาลัยหลังการตรวจเยี่ยมของผู้ประเมิน
1) ผู้ประสานงาน จะต้องติดตามรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ฉบับจริง และไฟล์ข้อมูล รวมถึงหลักฐานประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายทั้งหมด นำส่งฝ่ายประกันคุณภาพการศึกษา พร้อมตรวจสอบผลการประเมินในระบบ CHE QA Online ให้ตรงตามรายงานผลการประเมินฯ
2) ผู้บริหารทุกระดับและผู้เกี่ยวข้อง นำผลการประเมินและข้อเสนอแนะเข้าสู่การประชุมหรือสัมมนาระดับต่างๆ เพื่อวางแผนพัฒนาหรือปรับปรุงการดำเนินภารกิจอย่างเป็นรูปธรรมต่อไป โดยอาจจัดทำเป็นแผนปฏิบัติการในการแก้ไขจุดที่ควรปรับปรุง และเสริมจุดแข็ง ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ กำหนดเวลาเริ่มต้นจนถึงเวลาสิ้นสุดกิจกรรม งบประมาณสำหรับแต่ละกิจกรรม ตลอดจนผู้รับผิดชอบกิจกรรมเหล่านั้น ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถติดตามตรวจสอบผลการพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง
3) พิจารณาการจัดกิจกรรมเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ โดยแสดงให้เห็นว่าสถาบันชื่นชมผลสำเร็จที่เกิดขึ้น และตระหนักว่าผลสำเร็จทั้งหมดมาจากความร่วมมือร่วมใจของทุกฝ่าย
4) ภาควิชา คณะวิชาหรือหน่วยงานเทียบเท่า และสถาบันควรให้ข้อมูลย้อนกลับแก่คณะกรรมการประเมินคุณภาพเพื่อประโยชน์ในการพัฒนาผู้ประเมินคุณภาพการศึกษาภายในต่อไป